Zin om iets te organiseren op de Velodroom?

Heb jij een leuk, straf, interessant ... idee om zelf iets te organiseren op en rond de houten Velodroom? HOERA!
Check hier de nodige info en stuur ons jouw aanvraag!

Het gebruik van de infrastructuur van de Velodroom en de site is gratis voor Leuvense verenigingen en inwoners.

Check de infofiche

Neem bij het plannen van je activiteit eerst de infofiche voor organisatoren door. Je vindt er heel wat praktische info, zoals een handig overzichtsplan, de technische basiskit, het beschikbare zitmeubilair, etc.

Heb je verder nog vragen? >>> Contacteer ons dan op info@velodroomleuven.be. 

Hoe reserveer je?

  • Stuur je voorstel zo volledig mogelijk naar info@velodroomleuven.be.
  • Vermeld zeker het volgende: 
    * Wie ben je als organisator? (kort en bondig)
    * Wat wil je organiseren? (wees zo compleet en concreet mogelijk)
    * Welke plek op de site wens je te reserveren? (velodroom, speelvloer, werkveld of hele site > zie infofiche)
    * Wat is je voorkeursdatum? (met eventueel enkele andere data als opties)
    * Beginuur en einduur & ook hoe lang je mogelijke opbouw en afbraak duurt.
    * Een telefoonnummer waarop je gemakkelijk te bereiken bent.
    * Wens je dat onze bar open gaat?
  • Wij nemen zo vlug mogelijk contact met je op voor verdere afspraken.
  • Indien nodig doe jij daarna een aanvraag inname openbaar domein. Dit is onder meer afhankelijk van de grootte van je evenement en het gebruik van versterkte muziek. Deze aanvraag kan tot 14 dagen duren, hou hier rekening mee bij je planning.
  • Zodra je hiervan een bevestiging hebt, vul je zelf je activiteit in de UiTdatank in.
    Dit is verplicht! Pas daarna is je plek definitief gereserveerd.

    Je kan de site ook ad hoc en last minute gebruiken als de kalender vrij is!

    Basisregels

    • Activiteiten in en rond de Velodroom zijn elke dag mogelijk, tussen 8 uur en 22 uur. Dit is inclusief opbouw en afbraak van je activiteit. Verlaat na je activiteit zo snel mogelijk de site. Uitzonderingen op deze uren zijn occasioneel mogelijk. 
    • Het afspelen van muziek moet steeds worden meegedeeld aan de coördinator van de site. Het toegestane geluidsniveau is beperkt tot 85 db en dit beperkt in de tijd. Hou hier ook rekening mee tijdens de soundcheck, opbouw en afbraak. Uitzonderingen op deze regel zijn slechts occasioneel mogelijk.
    • Respecteer de site en laat alles netjes achter. Eventueel afval neem je mee. Je zal indien nodig ook verantwoordelijk gesteld worden bij eventuele schade aan het kunstwerk of aan de andere infrastructuur op de site. Als de site niet netjes wordt achtergelaten worden de kosten van het opruimen doorgerekend aan de organisatie.
    • Respecteer de andere gebruikers van de site en de mensen uit de buurt. Bij grote evenementen raden wij aan de buurtbewoners steeds te verwittigen door een bewonersbrief te bussen. Respecteer altijd het einduur en verlaat na 22 uur ook de site. 

    Hoe communiceer je je evenementen:

    • Zorg dat jouw activiteit in de kalender van de Velodroom komt door deze in te geven in de UiTdatabank. 
    • Maak je een affiche, folder of brochure van je activiteit, dan vragen we om daarbij het label van Velodroom Leuven op te nemen.
    • Deel je activiteit zeker ook via social media. We vragen om daarbij de hashtag #velodroomleuven te vermelden.
    • Er is WIFI op het terrein. Als organisator kan je een beveiligd paswoord vragen.