Zin om iets te organiseren op de Velodroom?

Heb jij een leuk, straf, interessant ... idee om zelf iets te organiseren op en rond de houten Velodroom? HOERA!
Check hier de nodige info en stuur ons jouw aanvraag!

Het gebruik van de infrastructuur van de Velodroom en de site is gratis voor Leuvense verenigingen en inwoners.
Wel moet je voor elke activiteit een inname openbaar domein aanvragen.

Hoe reserveer je?

  • Stuur je voorstel zo volledig mogelijk naar info@velodroomleuven.be
  • Vermeld zeker het volgende: 
    * Wie ben je als organisator? (kort en bondig)
    * Wat wil je organiseren? (wees zo compleet en concreet mogelijk)
    * Welke plek op de site wens je te reserveren? (velodroom, speelvloer, werkveld, hele site...)
    * Wat is je voorkeursdatum? (met eventueel enkele andere data als opties)
    * Beginuur en einduur, ook hoe lang je mogelijke opbouw en afbraak duurt.
    * Een telefoonnummer waarop je gemakkelijk te bereiken bent.
  • Wij nemen zo vlug mogelijk contact met je op voor verdere afspraken.
  • Jij dient, indien nodig, jouw aanvraag inname openbaar domein in. Dit is o.a. afhankelijk van de grootte van je evenement en of je versterkte muziek gebruikt
  • Zodra je hiervan een bevestiging hebt, vul je zelf je activiteit in de UiTdatank in. Dit is verplicht! Pas daarna is je plek definitief gereserveerd.

    Je kan de site ook ad hoc en last minute gebruiken als de kalender vrij is!

    Check de infofiche

    Neem bij het plannen van je activiteit eerst de infofiche voor organisatoren door. 
    Je vindt er heel wat praktische info, zoals een handig overzichtsplan, de technische basiskit, het beschikbare zitmeubilair, etc.

    Heb je verder nog vragen?
    Contacteer ons dan op info@velodroomleuven.be

    Basisregels

    1. Activiteiten in en rond de Velodroom zijn elke dag mogelijk, tussen 8 uur en 22 uur. Uitzonderingen op deze uren zijn occasioneel mogelijk. 
    2. Respecteer de site en laat alles netjes achter. Eventueel afval neem je mee. Je zal indien nodig ook verantwoordelijk gesteld worden bij eventuele schade aan het kunstwerk of aan de andere infrastructuur op de site. 
    3. Respecteer de andere gebruikers van de site en de mensen uit de buurt. Bij grote evenementen raden wij aan de buurtbewoners steeds te verwittigen door een bewonersbrief te bussen. Respecteer altijd het einduur en verlaat na 22 uur ook de site. 
    4. Informeer de nodige diensten over je activiteit. Dit kan door een aanvraag inname openbaar domein
    5. Zorg dat jouw activiteit in de kalender van de Velodroom komt door deze in te geven in de UiTdatabank
    6. Bij evenementen waar er drank wordt voorzien, kan je aan voordelige prijzen drank aankopen bij de concessiehouder van pop-up bar Vélo.
    7. Maak je een affiche, folder of brochure van je activiteit, dan vragen we om daarbij het label van Velodroom Leuven op te nemen.
    8. Deel je activiteit zeker ook via social media. We vragen om daarbij de hashtag #velodroomleuven te vermelden.